عناصر مهم در چارچوب مديريت دانش در بخش دولتي

دانلود پایان نامه

عناصر مهم در چارچوب مديريت دانش در بخش دولتي

افراد، فرايندها و فنآوري سه عنصر اصلي هر محيط سازماني هستند. مديريت دانش به منظور ايجاد روحية تسهيم و استفاده از دانش، روي افراد و فرهنگ سازماني تأكيد مي‌كند. همچنين به منظور پيدا كردن، ايجاد، اكتساب و تسهيم دانش بر روي فرايندها يا روشها متمركز مي‌شود و به منظور ذخيره‌سازي دانش و قابل استفاده كردن آن به هنگام كار گروهي (بدون اينكه افراد در واقع و به صورت فيزيكي كنار هم باشند) بر روي فنآوري متمركز مي‌شود. افراد مهمترين بخش هستند؛ زيرا مديريت دانش با تمايل افراد به تسهيم و استفاده از دانش وابستگي مستقيم دارد. افراد، فرايندها و فنآوري همواره مي‌توانند به عنوان يك عامل محرك و يا يك مانع براي حركت دانش محسوب شوند. لذا مي‌بايد همواره موانع را شناسايي و برطرف كرد و به گسترش و ازدياد عوامل محرك پرداخت.

افراد: تغيير فرهنگ سازماني و سازگاري آن جهت پذيرش مديريت دانش (قراردادن فرهنگ سازماني در راستاي مديريت دانش) مهمترين و چالش برانگيزترين كار در مديريت دانش است. موقعيت مديريت دانش در درجه اول به انگيزه، تمايل و توانايي افراد براي تسهيم و به اشتراك‌گذاري دانش خود و استفاده از دانش ديگران وابسته است. ساختار بخش دولتي به صورت كاملاً تقسيم‌بندي شده و جزيره‌اي است. در اين ساختار، فرهنگ حاكم مانع از انتقال اطلاعات از يك بخش به بخش ديگر مي‌شود. تا زماني كه ساختار ذهني مديران و كاركنان بخش دولتي بر پاية چنين چيزي باشد و در اختيار داشتن و انحصار دانش را قدرت تلقي كنند، به ندرت پيش مي‌آيد كه دانش بين بخشهاي مختلف سازمان و يا سطوح سازماني مختلف انتقال پيدا كرده و جريان يابد. البته ممكن است در برخي موارد افراد به تسهيم دانش خود با ديگران بپردازند كه چنين امري نيز بيشتر در جهت كسب شهرت، اعتبار، قدر و منزلت و يا حتي در برخي موارد متأثر از گرايشهاي انسان دوستانه است. به منظور تغيير رفتار و منش افراد و كاهش موانع موجود، بايد فرهنگ تسهيم و به اشتراك‌گذاري دانش را در سازمان ايجاد كرده و توسعه داد. چارچوب ارائه شده، موارد زير را جهت انجام تغييرات لازم پيشنهاد مي‌كند:

1 ـ آگاهي افراد را نسبت به فوايد و مزاياي مديريت دانش افزايش دهيد. كاركنان و مديران بايد از تغييرات و مزاياي حاصل از پياده‌سازي مديريت دانش اطلاع حاصل كنند. اگر آنها بر اين باورند كه داشتن دانش و انحصار آن قدرت محسوب مي‌شود، بايد درك كنند كه تسهيم دانش يك قدرت مضاعف است؛

2 ـ يك محيط مبتني بر اعتماد ايجاد كنيد. افراد وقتي يكديگر را بشناسند و به هم اعتماد داشته باشند، تمايل بيشتري نسبت به تسهيم دانش خواهند داشت؛

3 ـ رهبراني را پرورش دهيد كه به عنوان يك نمونه و مدل، تسهيم دانش را ترويج كنند؛

4 ـ يك تيم براي شناسايي افراد فعال در اين زمينه و تقدير از آنها ايجاد كنيد. افراد نه تنها بايد براي به اشتراك گذاشتن دانش خود تقدير شوند بلكه بايد براي استفاده از دانش ديگران نيز مورد تشويق واقع شوند. اين امر مي‌تواند از طريق طرحهاي ارتقاء سالانه افراد، طي مراسم رسمي و يا به كمك مشوقهاي مالي انجام گيرد. حتي مي‌توان اين موضوع را به عنوان يكي از الزامات شغلي افراد قلمداد كرد؛

5 ـ يكي ديگر از راهها، ايجاد و توسعه گروههايي تحت عنوان اجتماعات مشق[1] ((COPs است. اجتماعات مشق مراكز دانش هر سازمان هستند كه در آنها عده‌اي از افراد با مسئوليتهاي كاري مشابه (بدون اينكه عضو يك تيم كاري رسمي باشند) به خلق، تسهيم و استفاده از دانش مي‌پردازند. اجتماعات مشق يكي از ابزارهاي اصلي تهيه و به اشتراك‌گذاري دانش ضمني است. اين اجتماعات در فعاليتهاي بخش عمومي به خوبي قابل استفاده و مؤثر هستند. به منظور اثربخشي بهتر اين اجتماعات، سازمانها مي‌بايست منابع لازم را براي آنها فراهم آورند و به تمامي افراد فرصت حضور بدهند. هر چند در برخي موارد، افراد تــرجيح مي‌دهند تا دانش را فقط در اجتماع خود (مثل مجموعه مهندسان، دانشمندان، محققان و…) به اشتراك‌گذارند و تمايلي به تسهيم دانش با افراد خارج از اجتماع خود ندارند. بايد به دقت مراقب اين موضوع بود.

فرايند: با توجه به متدولوژيهاي موجود، چارچوب مديريت دانش در رابطه با فرايندها و تكنيكهاي مديريت دانش موارد زير را پيشنهاد مي‌كند:

1 ـ شناسايي؛

2 ـ تسخير؛

3 ـ انتخاب؛

4 ـ ذخيره‌سازي؛

5 ـ تسهيم؛

6 ـ كاربرد؛

7 ـ خلق.

يك راه براي شناسايي دانشي كه بايد در اختيار گرفته شده و كسب گردد (دانشي كه در ذهن افراد متخصص سازمان وجود دارد) انجام مميزي دانش است. به كمك انجام يك مميزي، انواع دانش مورد نياز، منابع، نقاط ضعف و قوت، جريانهاي دانش و … كه جهت توسعه و ايجاد يك استراتژي دانش براي سازمان مورد نياز هستند، آشكار مي‌شود. براي مثال مي‌توان به طرح چند سؤال ساده براي كاركنان سازمان، حوزه‌هاي كليدي دانش را كه در خطر از دست رفتن هستند شناسايي كرد. همچنين مي‌توان تعيين كرد كه چه دانشي و از چه كسي بايد اخذ گردد. نمونه‌هايي از اين سؤالها عبارتند از:

ـ با توجه به بازنشسته شدن و يا انتقال كاركنان طي دو، سه سال آينده و عدم وجود كاركنان جايگزين،
كدام حوزه دانش در خطر از دست رفتن است؟

ـ چه كسي در اين زمينه داراي تخصص است؟

ـ شما به اين بخش از سازمان در مقايسه با اهداف استراتژيك سازمان چه امتيازي از يك تا ده مي‌دهيد؟

در زمينة تسهيم دانش نيز همانگونه كه مورد بحث واقع شد مي‌بايست به تشويق و ترغيب كاركنان پرداخت. به منظور توسعة كاربرد دانش در مجموعه‌هاي دولتي مي‌توان در ساختار سازماني رسمي سازمان، جايگاهي را براي مديريت دانش در نظر گرفت كه به صورت كاملاً تخصصي فعاليت تسهيم و استفاده از دانش را رهبري كرده و پايه‌هاي فكري و عقيدتي افراد را در اين زمينه اصلاح مي‌كند. بعد از به اشتراك‌گذاري دانش بايد دانش كسب شده را به كار برد و دروني كرد تا خروجي كار، خلق مجدد دانش باشد. خلق دانش ممكن است به گونه‌هاي مختلفي مثل محصولات يا خدمات جديد، افزايش نوآوري، بهبود ارتباطات با مشتريان و موارد مشابه آن تجلي كند. اين امر در بخش دولتي به صورت فرايندها و سيستمهاي سازماني، نوآوري و بهبود ارتباطات با عموم و راههاي جديد همكاري با يكديگر (در داخل سازمان و يا سازمانهاي ديگر) نمود مي‌بايد.

فنآوري: فنآوري در تمامي فرايندهاي مديــــريت دانش مورد استفاده واقع مي‌شود و در همين راستا راه‌حلهاي تكنولوژيك فراواني در بازار وجود دارد. مشكل اصلي در انتخاب فنآوري مناسب است. بايد دقت داشت كه فنآوري صرفاً يك تسهيل كننده است كه طي آن مي‌توان ارتباط افراد با اطلاعات و همچنين ارتباط افراد با يكديگر را ايجاد كرد. اما فنآوري خود يك راه‌حل نيست. در زمينه فنآوري چارچوب موجود موارد زير را پيشنهاد مي‌كند:

1ـ سخت‌افزار و نرم‌افزار مناسب براي مديريت دانش را شناسايي كنيد و اطمينان حاصل كنيد كه فنآوري مورد استفاده متناسب با منابع و همچنين فرايندهاي سازمان است.

2- با شناسايي نيازمنديهاي كاركنان و فرايندهاي در زمينة مديريت دانش، يك زيرساختار تكنولوژيك بسازيد.

3- يك شبكه داخلي (اينترانت) با قابليت برقراري ارتباطات و ايجاد همكاري گسترده در سازمان به منظور تسهيم و به اشتراك گذاري دانش صريح ايجاد كنيد.

4- يك پورتال دانش ايجاد كنيد كه از طريق شبكه داخلي سازمان بــراي تمامي كاركنان قابل استفاده باشد و افراد از طريق آن بتوانند دانش ضمني خود را بدون مواجهه چهره به چهره به كمك ابزارهايي مثل پست الكتـرونيك، گروههاي گفـت گو، اتاقهاي گفت گو و كنفرانسهاي صوتي و ويدئويي به اشتراك بگذارند.

5- دانش موجود را سازماندهي كنيد و به منظور قابليت دستيابي و استخراج بهتر، آنها را به كمك سخت افزارهاي الكترونيك ذخيره كنيد.

6- دستيابي سفارشي به منابع دانش را به كمك فنآوري فشار يا كشش ايجاد كنيد. براي مثال مي توان با بررسي نمايه (پروفايل) شخصي افراد در شبكه داخلي سازمان، حوزه علاقه مندي و تخصص آنها را شناسايي كرد و سپس در مقاطع زماني مشخصي از طريق پست الكترونيك پيغامهايي حاوي مطالبي در مورد مسائل مرتبط و مورد علاقه فرد، براي آنها ارسال كرد (حكمت، 1392).

فنآوري اطلاعات نقش مهمي را در پياده‌سازي مديريت دانش بازي مي كند. در واقع مي توان گفت كه پايه اصلي موفقيت مديريت دانش در سازمان بر استفاده از فنآوري اطلاعات است. سيستمهاي مديريت دانش به كمك سه دسته فنآوري توسعه مي يابند. ارتباطات، همكاري و ذخيره و بازيابي سه فنآوري مورد استفاده در مديريت دانش هستند. فنآوريهاي ارتبـــاطات به كاربران اجازه مي دهد كه به دانش مورد نياز دست پيدا كرده و با يكديگر (بخصوص با متخصصان) ارتباط برقرار كنند. پست الكترونيك، اينترنت، اينترانت و ساير ابزارهاي مبتني بر وب و حتي نمابر و تلفن جزء فنآوريهاي ارتباطات هستند.

فنآوريها به ما كمك مي‌كنند تا كار گروهي را ايجاد كنيم. اعضاي گروه مي توانند همزمان ويا غيرهمزمان بر روي يك موضوع فعاليت كنند و در عين حال از لحاظ فيزيكي در يك مكان نباشند. در واقع تلاش اصلي در جهت ايجاد يك فضاي مجازي براي انجام كارهاي گروهي است بدون اينكه افراد در كنار هم باشند. طوفان ذهني الكترونيك نمونه كاربردهاي اين فنآوري است (مدبر،1392). فنآوريهاي ذخيره و بازيابي اطلاعات براساس استفاده از سيستم هاي مديريت پايگاه داده براي ذخيره و مديريت دانش صـريح بنا مي‎شوند. البته ذخيره و مديريت دانش ضمني نيز ابزارهاي خاص خود را نياز دارد (نوروزيان، 40، 1384).

 

[1] Communities Of Practice

دانلود پایان نامه